Si llevas meses leyendo titulares sobre «Verifactu», «factura electrónica obligatoria», «ley antifraude» y «Crea y Crece» y no terminas de tener claro qué te afecta y cuándo, no eres el único. Son dos obligaciones distintas, con normativas distintas y plazos distintos, que la prisa y el ruido han acabado mezclando en una sola bola de confusión. Y a tu empresa, casi con seguridad, le van a aplicar las dos. Vamos a separarlas de una vez.
Dos obligaciones que no debes confundir
La forma más rápida de no perderte es quedarte con esta diferencia de fondo:
- Verifactu regula cómo generas y registras tus facturas: el software que usas. Es una medida antifraude para que el dato no se pueda manipular y Hacienda pueda verlo.
- La factura electrónica obligatoria regula en qué formato y por qué canal intercambias las facturas con otras empresas. Es una medida contra la morosidad y para digitalizar el B2B.
Una va de tu programa de facturación; la otra, del documento que viaja entre tu empresa y tus clientes y proveedores. Vamos con cada una.
Verifactu: cómo tiene que ser tu software de facturación
Verifactu nace de la Ley Antifraude y su reglamento (Real Decreto 1007/2023). La idea: cualquier programa que emita facturas debe generar registros inalterables, encadenados y trazables, de modo que no se pueda borrar ni «retocar» una factura a posteriori sin dejar rastro. Se acabaron los softwares de «doble uso» que permitían llevar una caja B.
En la práctica, tu programa podrá funcionar de dos maneras:
- Modo Verifactu: cada factura se remite automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento de emitirla. A cambio, te ahorras parte de los requisitos técnicos.
- Modo no Verifactu: no envías nada en tiempo real, pero el software debe conservar los registros firmados y encadenados, listos para la Inspección.
En ambos casos la factura llevará un código QR verificable. La idea de un registro inalterable y con trazabilidad es la misma que ya explicamos para el registro horario digital: la tendencia normativa es clara y va en una sola dirección.
¿A quién aplica y desde cuándo?
Aplica a la práctica totalidad de empresas y autónomos que emiten facturas (con algunas excepciones, como quienes ya están en el SII de IVA). Las fechas se ampliaron con el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, y quedaron así:
- Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades): antes del 1 de enero de 2027.
- Autónomos y demás contribuyentes: antes del 1 de julio de 2027.
Ojo con un matiz que pilla a mucha gente: los fabricantes y comercializadores de software ya tienen que ofrecer programas adaptados, y la tenencia o uso de un software de facturación que no cumpla puede acarrear sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio. Es decir, aunque tu plazo como usuario sea 2027, el problema puede llegarte antes por la puerta del programa que utilizas.
La factura electrónica B2B obligatoria: en qué formato facturas
Esta es la otra mitad, y viene de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), desarrollada por el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026). Obliga a que todas las facturas entre empresas y profesionales (operaciones B2B nacionales) se emitan en formato electrónico estructurado.
Y aquí está la clave que casi nadie entiende: un PDF no es una factura electrónica a estos efectos. Un PDF es una imagen que una persona tiene que leer. Una factura electrónica estructurada es un fichero que las máquinas leen e integran solas (en formatos admitidos como Facturae o los basados en el estándar europeo EN 16931). Ese es el cambio de fondo: pasar del documento «para imprimir» al dato que entra directo en la contabilidad.
La novedad más comentada es la obligación de informar del estado de cada factura: si se acepta o se rechaza y, sobre todo, cuándo se paga de forma efectiva. El reglamento prevé comunicar esos estados en un plazo de cuatro días hábiles. El objetivo declarado es combatir la morosidad: que quede registrado quién paga tarde.
¿A quién aplica y desde cuándo?
Aplica a todas las empresas y autónomos en sus operaciones con otras empresas y profesionales. El calendario se cuenta desde que entre en vigor la orden ministerial que fija los detalles técnicos (todavía pendiente en el momento de escribir esto):
- 12 meses para empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
- 24 meses para el resto de empresas y autónomos.
Según las estimaciones del sector, eso situaría la primera oleada hacia 2027 (las grandes) y la general en 2028. Son plazos más largos que los de Verifactu, pero el trabajo de adaptación es mayor, así que conviene no dormirse.
Entonces, ¿en qué se diferencian de verdad?
Resumiendo, para que no se te vuelva a mezclar:
- Verifactu → tu software. Que el programa con el que emites sea inalterable y trazable ante Hacienda. Plazo: 2027.
- Factura electrónica B2B → el formato del documento. Que factures a otras empresas con ficheros estructurados, no con PDF, e informes de su pago. Plazo: 2027-2028.
No eliges entre una y otra: tu empresa acabará cumpliendo las dos. Verifactu marca cómo se genera la factura por dentro; la factura electrónica, en qué forma se la envías a tu cliente. Encajan, no compiten.
Qué hacer ya, por pasos
No hace falta resolverlo todo mañana, pero sí empezar a moverse en el orden correcto:
- Pregunta a tu proveedor de software si tu programa de facturación ya es compatible con Verifactu y con la factura electrónica B2B. Es la pregunta más barata y la que más quebraderos te ahorra.
- Prepara la recepción de facturas electrónicas estructuradas de tus proveedores: necesitarás poder leerlas, validarlas y volcarlas a tu contabilidad sin teclear.
- No descuides las facturas que seguirán llegando en PDF o papel: proveedores extranjeros, tickets, gastos y operaciones que quedan fuera del ámbito B2B nacional. Esa parte no desaparece, y ahí la lectura automática con IA te sigue ahorrando horas. Lo contamos en cómo la IA está cambiando la gestión de facturas.
- Refuerza la validación fiscal: con o sin factura electrónica, los datos tienen que cuadrar (NIF/CIF, desglose de IVA, modelos 303 y 347). Lo desarrollamos en validación fiscal de facturas con IA.
La transición va a ser larga y conviviremos años con facturas en varios formatos. Por eso una herramienta que lee, valida y deja los datos listos para tu contabilidad sigue siendo útil tanto ahora como durante todo el cambio. Esa es la idea detrás de InvoiceData, nuestro escaneo inteligente de facturas pensado para la fiscalidad española. Puedes probarlo con 5 escaneos gratis al mes en invoicedata.es.
Y si quieres que revisemos cómo te afecta a ti todo esto —qué plazo te aplica, si tu software cumple y cómo automatizar la recepción y el registro de facturas sin sustos—, cuéntanos cómo facturas hoy o agenda una llamada gratuita y lo vemos.
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento fiscal ni legal; los plazos dependen de desarrollos reglamentarios que aún pueden cambiar. Para tu caso concreto, consulta con tu asesor.
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